最短経路問題で生産性を爆上げ。現在地、目的地、手段で作業効率化する方法。

社会人生活の中でどうしても避けられないのが、上司との仕事のやりとりです。指示されたタスクを作業して上司に提示する。そこでダメ出しをくらい何度もやり直す。

私自身”先に言えよー!”と叫びそうになったことも何度もありますwこれを効率化できたら圧倒的に作業が早くなる気がしませんか?上司も、レビューが少なくなるので余計な時間を費やさなくて済み、チームとしての生産性がぐっと上がります。

ではなぜ上司と部下でずれが発生してしまうのか、そのずれは減らせないのかについて考えてみましょう。

 

生産性を上げるためには、2点間の最短経路を考えるべし

 

突然ですが問題です。あなたは地点Aにいます。目的地は地点Bです。2点を結ぶ最短経路はどうなりますか?

 

答えは考えるまでもなく、2点間を繋ぐ直線が、最短経路です。

 

この算数は、実はすごく大切な事を教えてくれています。これを仕事に置き換えるのです。

2点間を結ぶ道筋は無数にあります。これは仕事の進め方に置き換えられます。

その中でもっとも生産性が高い手段を選ぶということは、2点間の直線を選ぶということです。

2点間の直線を知るためには、2点を知る必要があります。つまり、

・現在地:現在のタスクの状態やあなたのスキルセット、使える道具などを知る

・目的地:ゴールが何で、その時の条件は何か

 

これを知らなければ2点間を結ぶ直線は見つからないのです。

 

またそこへ行くための手段、歩いていけるのか、電車は使えるのか、飛行機は使えるのか、予算はあるのかといったことも実は重要です。仕事で言えば、一人で作業するのか、外部の人は呼べるのか、コードを書いた方がいいのか、等がこの手段にあたります。

 

これを知らずに、自分の経験と勘をもとにおそらくこっちだろうと、いつもの慣れた手段で適当な方法で進み始めるのは非常にナンセンスです。

 

パレートの法則 | 2割の設計の精度を上げて生産性を向上させる

 

生産性を上げるための具体的なアプローチを考えてみましょう。

まず、現在地を知る事です。ここではプロジェクトの背景や現在の状況を把握してください。なぜこのプロジェクトが動いているのかという”目的”、それに至った”背景”を知っておく事で迷った時に判断が出来ます。ちなみに背景は、前提条件を知るために使う事が多いです。その背景と外部環境が変わった場合は再度目的が変わる可能性があります。

 

次に、目的地を知る事です。これはつまりゴールを知るということです。目的ではない事に注意です。目的とゴールは異なるので注意が必要です。

例えば仮にお客様からのクレームに対応しなければならないケースを考えてみましょう。

この時の目的は例えばクレームを収める事で、ゴールはお客様に謝罪し納得してもらうこととなるでしょう。

目的とは、どうしたいのかというWillで、ゴールはその達成条件という風に捉えて良いと思います。

 

現在地と目的地が分かったら、2点間を最短経路で結ぶための手段を考えます。

これは、なるべく取りうる選択肢をたくさん挙げる事が重要です。まずは制約、前提条件を取り払って考えてみると良いでしょう。

その中からメリット・デメリット・前提条件を明確にし、最適と思われる選択肢を挙げます。

ここで上司と手段を合意しておくべきです。また別の視点からアドバイスをもらうことでもっと最適な手段が見つかるかもしれません。上司がいなければ同僚でも誰でも良いです。ここでの設計の質がアウトプットの大部分を決めてしまうので第三者の視点を入れることで視野を広げる事をおすすめします。

 

未知のプロジェクト、タスクに関わる時はこの設計にいつも以上に時間を取られるはずです。ですが、めんどくさがらずにしっかり調べて作り込む事が生産性向上の鍵です。私は最短で終わらせたいので最初の計画にものすごく意識して時間をかけています。

 

チームの生産性を上げるタスクを依頼された時の仕事の進め方事例

 

それでは実際の例を使って考えてみましょう。

 

上司から、チームの生産性を上げてくれと依頼されたとしましょう。

まず確認すべきは、現在地です。なぜこの依頼がされたのか、なぜ私なのか聞いてみましょう。

依頼の理由は、残業禁止とのことです。残業が禁止さたことによって現状の作業が回らなくなり困っている。そのため、生産性を上げることで時間内にきっちり最後まで仕事を終わらせたいからという事が理由だそうです。

またなぜ私かということに対しては、期待しているからとのことでした。成果を出すチャンスが来ました。

 

次に目的地です。今回は上のような情報をもらっているので自分から目的地を提案してみましょう。つまりどこに行けば上の状態が達成できるかを示すのです。

 

データを見ると、チームの今までの平均残業時間は1時間でした。本来の稼働が8時間であるため、9/8 =  112.5%なので +12.5%、生産性を向上させる必要がありそうです。これは時間短縮でいうと1 -1/1.125 = 11.1%です。全作業を11.1%時間削減すれば目標は達成出来そうです。

これを上司に説明し、ゴールは11.1%の時間削減にすることで認識を合わせました。

 

次に最短経路の検討です。

現状把握のため、各チームメンバーの今までの時間配分を1ヶ月分出してもらいました。

それを各項目ごとに合計し、11%以下のボリュームのタスクは無視することにしました。

この項目を比率の大きい順に施策を考えることにしました。

また取りうる手段について考えてみました。

 

  1. やらなくていいことを辞める
  2. やっている作業をシステム導入等で効率化する
  3. 特定のタスクを他の人に移動させる
  4. 特定のタスクをアウトソースする

 

システム導入もアウトソースも費用がかかるものです。どこまで許容できるかはまだ聞いていないので分からないのですが、+1時間で発生していたコストを計算してみました。

稼働日が22日とし、1時間あたり4000円かかっていると過程すると、一人あたり8.8万円の削減効果があります。チームは5人なので44万円の削減効果があることが分かります。

今回の目的はコストカットではなく生産性を上げて時間内に作業を終わらせることが目的のため、この浮いた44万円を使っても問題がなさそうです。(ここが重要です。目的を明確にしていたためにコストカットという余計な事を考えなくて済むためです。コストがかからない方が会社としてはいいですが、目的とは異なります。コストカットを意識して生産性が上がらずタスクが終わらなければ本末転倒です。目的に集中しましょう。)

調べたところ、資料の印刷、紙でもらった注文書、申込書の入力、会議室の手配、出張手配など、専門性が不要と想定される作業が1日に1.2時間分ありました。44万円分あればアウトソースも人を雇う事も可能です。

申込書は機密情報が入っているため、アウトソースは承認されそうにないのでアルバイトで一人雇うプランが良さそうです。

 

上司に検討プロセスと方向性を確認したところ、”それで進めて欲しい”と承認をもらいました。

以上がタスクを進める上で最も重要なプロジェクトの”設計”部分です。

残りのタスクにはアルバイトさんのスキル要件、単価、獲得方法であったり、

新フローのオペレーション策定、効果測定方法の検討、

オペレーション導入、トラブル対応等がありますが、今回は割愛します。

 

現在地、目的地、手段で作業効率化する方法のまとめ

いかがでしたか?闇雲にシステム導入のオプションも調べて全部比較したりあらゆるプランを検討したくなったり、そもそも生産性の向上=システム導入で効率化と考えてしまいそのまま進めてしまう人もいるのではないでしょうか?そうではなくて、まずはパレートの法則の2割部分の設計にフォーカスし、現在地、目的地、手段を俯瞰的に考える事で生産性を高めた作業が可能になります。

ぜひ今このタイミングから新たな仕事の取り組み方として取り入れてみてください。


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